안녕하세요, 비즈니스 혁신 파트너 BSG입니다.

SAP 도입을 검토하면서 견적을 받아보신 분들이 종종 이런 말씀을 하십니다.
"처음엔 이 정도면 되겠다 싶었는데, 막상 해보니 훨씬 더 나왔어요."

SAP 프로젝트에서 초기 견적 대비 최종 비용이 크게 늘어나는 경우는 생각보다 흔합니다.
왜 이런 일이 반복될까요?

오늘은 SAP 도입 비용이 예상보다 커지는 진짜 이유들을 솔직하게 짚어드립니다.

이유 1. 견적에 라이선스 비용만 있고 나머지가 빠져있다

SAP 도입 비용은 크게 세 가지로 나뉩니다.
라이선스 비용, 구축(컨설팅) 비용, 그리고 운영 비용입니다.

처음 받는 견적에는 라이선스 비용이 중심이 되는 경우가 많습니다.
그런데 실제로 프로젝트를 진행하다 보면 구축 비용이 라이선스 못지않게, 혹은 그 이상으로 나오는 경우가 많습니다.

여기에 Go-Live 이후 운영 지원 비용, 사용자 교육 비용, 유지보수 계약 비용까지 더해지면 처음 머릿속에 그렸던 숫자와 실제 청구서 사이에 큰 차이가 생깁니다.

체크포인트: 견적서에 구축 비용, 운영 비용, 교육 비용이 모두 포함되어 있는지 확인하세요.

이유 2. 데이터 정제 비용을 아무도 얘기 안 해준다

SAP 프로젝트에서 가장 자주 과소평가되는 항목이 바로 데이터 정제입니다.

기존 시스템에 쌓여있는 거래처 정보, 자재 코드, 재고 데이터를 SAP에 올리려면 먼저 정리가 돼야 합니다.
그런데 막상 들여다보면 중복 데이터, 기준이 제각각인 코드, 담당자만 아는 예외 케이스들이 가득합니다.

이 정제 작업이 프로젝트 공수의 상당 부분을 차지하는데, 초기 견적에는 빠져있거나 아주 작게 잡혀있는 경우가 많습니다.
프로젝트 중반에 "데이터가 생각보다 엉망이라 시간이 더 걸린다"는 말이 나오기 시작하면, 그때부터 비용이 올라갑니다.

체크포인트: 데이터 현황 진단과 정제 작업이 견적에 별도 항목으로 포함되어 있는지 확인하세요.

이유 3. 커스터마이징 요청이 쌓인다

프로젝트가 진행될수록 현업에서 요청이 늘어납니다.

"이 화면에 이 버튼만 추가해주세요"
"우리 회사 양식대로 보고서가 나와야 해요"
"이 프로세스는 우리 방식대로 해야 합니다."

하나하나는 작아 보이지만, 이런 커스터마이징 요청이 쌓이면 개발 공수가 눈덩이처럼 불어납니다.
그리고 커스터마이징이 많아질수록 나중에 유지보수 비용도 함께 올라갑니다.

SAP Cloud ERP는 표준 프로세스를 최대한 따르는 Fit-to-Standard 방식을 권장하는 이유가 바로 여기 있습니다.
초반에 커스터마이징 범위를 엄격하게 통제하지 않으면 비용은 계속 늘어납니다.

체크포인트: 커스터마이징 요청을 처리하는 공식 프로세스가 있는지, 추가 비용 기준이 명확한지 확인하세요.

이유 4. 프로젝트 일정이 늘어지면 비용도 따라 늘어난다

컨설팅 비용은 대부분 기간 기반입니다.
프로젝트 기간이 늘어나면 비용도 그만큼 늘어납니다.

일정이 늘어지는 이유는 앞서 말씀드린 것들과 연결됩니다.
데이터 정제가 늦어지거나, 커스터마이징 요청이 많아지거나, 현업 참여가 부족해서 의사결정이 지연되거나.
이런 요인들이 복합적으로 작용하면 당초 6개월이었던 프로젝트가 9개월, 12개월로 늘어납니다.

체크포인트: 일정 지연 시 추가 비용 처리 기준이 계약서에 명시되어 있는지 확인하세요.

이유 5. Go-Live가 끝이 아니다

오픈하고 나면 비용이 끝날 것 같지만, 실제로는 그때부터 운영 비용이 시작됩니다.

안정화 지원 비용, 사용자 추가 교육, 오픈 후 발견되는 이슈 처리, 연간 유지보수 계약.
여기에 SAP Cloud ERP는 분기마다 업데이트가 이뤄지는데, 이 업데이트에 맞춰 내부 프로세스를 조정하는 비용도 지속적으로 발생합니다.

"도입 비용"만 보고 의사결정을 하면, 5년 총 소유 비용(TCO)이 처음 예상보다 훨씬 크게 나오는 이유가 여기 있습니다.

체크포인트: 도입 비용뿐 아니라 3~5년 운영 비용까지 포함한 TCO 기준으로 비교하세요.

그럼 어떻게 해야 하나요?

비용이 늘어나는 걸 완전히 막을 수는 없지만, 예상 범위 안에서 관리하는 건 가능합니다.

초기에 데이터 현황을 정직하게 진단하고,
커스터마이징 범위를 처음부터 엄격하게 잡고,
일정 지연 리스크를 현실적으로 반영한 견적을 받는 것.

그리고 라이선스 비용뿐 아니라 구축·운영·교육까지 포함된 전체 그림을 보고 의사결정을 하는 것이 중요합니다.

SAP 도입 비용 구조가 복잡하게 느껴지신다면, BSG가 현황에 맞는 현실적인 비용 계획을 함께 잡아드릴 수 있습니다.

출처 : SAP Activate 방법론 및 TCO 가이드 (https://www.sap.com/korea/products/erp/s4hana-erp/sap-activate.html) 
기획 : 도예원