안녕하세요, 비즈니스 혁신 파트너 BSG입니다.

연말정산이라고 하면 보통 1월을 떠올립니다. 간소화 서비스가 열리고, 직원들이 영수증을 챙기는 시기죠.

하지만 인사·급여 담당자에게 연말정산은 11월부터 시작됩니다.
이때 준비해둔 만큼 1~2월이 가벼워지고, 놓친 만큼 직원 문의와 재정산이 쌓입니다.

오늘은 세법 내용이 아니라, 회사가 미리 해둘 준비 절차를 정리해보겠습니다.
올해 바뀌는 공제 내용은 국세청 최종 안내가 나오는 대로 따로 다루겠습니다.

먼저, 전체 일정부터

작년 국세청 일정을 기준으로 정리하면 이렇습니다.
올해 일정은 국세청 공지로 다시 확인이 필요하지만, 큰 흐름은 매년 비슷합니다.

이 중에서 11월에 놓치면 안 되는 것이 첫 번째 줄입니다.

① 간소화자료 일괄제공 서비스, 명단 등록부터

간소화자료 일괄제공 서비스는 직원이 홈택스에서 자료를 내려받아 회사에 하나씩 제출하는 대신, 국세청이 회사에 직접 자료를 넘겨주는 서비스입니다.
직원은 파일을 따로 올릴 필요가 없고, 회사는 수백 명의 자료를 모으는 수고를 덜 수 있죠. 작년에는 7만 7천 개 회사, 270만 명의 근로자가 이 서비스를 썼습니다.

이용하려면 회사가 기한 안에 홈택스에 근로자 명단을 등록해야 합니다.
작년 1차 기한은 11월 30일이었고, 등록 이후에도 다음 해 1월 10일까지 추가·수정이 가능했습니다.

등록 방법은 세 가지입니다. 전년도 명단을 불러와 수정하거나, 국세청 엑셀 서식으로 업로드하거나, 직접 입력하는 방식이죠.

여기서 실수가 잦은 부분이 있습니다.

매년 다시 등록해야 합니다.
퇴사자가 생기기 때문에 회사는 매년 명단을 새로 등록해야 합니다.
전년도 명단을 불러와 쓰는 게 편하지만, 그대로 두면 퇴사자가 섞이거나 신규 입사자가 빠집니다.

전체 명단을 넣어야 합니다.
신규 입사자만 등록하거나, 일용근로자까지 포함해 등록하는 실수가 종종 있습니다.

② 직원 안내는 12월 초에

명단을 등록했다고 끝이 아닙니다.
직원이 홈택스에서 자료 제공에 동의(확인) 해야 실제로 자료가 넘어옵니다.

직원에게 안내할 때 이 네 가지를 함께 알려주면 문의가 크게 줄어듭니다.

같은 회사에 계속 다니는 직원은 다시 동의하지 않아도 됩니다.
한 번 동의하면 매년 할 필요가 없습니다.
반대로 올해 입사했거나 이직해온 직원은 새로 동의해야 합니다.

회사에 넘어가는 자료 범위를 직원이 정할 수 있습니다.
의료비처럼 민감한 정보는 직원이 제외할 수 있습니다.
이 점을 미리 알려주면 서비스 이용을 꺼리는 직원이 줄어듭니다.

공제 요건 확인은 직원 본인의 몫입니다.
국세청이 자료를 넘겨줘도, 그 공제를 받을 자격이 있는지는 근로자가 직접 확인해야 합니다.
부양가족의 소득 요건처럼 잘못 공제하면 나중에 가산세가 붙는 항목은 특히 강조해둘 필요가 있습니다.

간소화 서비스에 없는 자료는 따로 챙겨야 합니다.
안경 구입비나 일부 교육비처럼 간소화 자료에 포함되지 않는 항목은 직원이 직접 증빙을 준비해야 합니다.

③ 대상자별로 미리 챙길 것

연말정산이 늦어지는 건 대개 "예외" 직원 때문입니다.
미리 목록을 뽑아두면 1월이 훨씬 수월합니다.

올해 중도 입사자
이전 직장에서 받은 급여도 합산해 정산해야 합니다.
전 직장의 근로소득 원천징수영수증을 미리 받아두세요.
1월에 한꺼번에 요청하면 회신이 늦어 정산이 밀립니다.

외국인 근로자
거주자 여부, 단일세율 적용 여부 등 확인할 것이 다릅니다.
외국인 근로자도 일괄제공 명단에 포함해야 하고요.

휴직자
육아휴직처럼 장기 휴직 중인 직원도 연말정산 대상입니다.
연락이 닿기 어려울 수 있으니 미리 안내해두는 게 좋습니다.

④ 급여 데이터를 점검하세요

연말정산의 출발점은 1년치 급여 데이터입니다.
이게 틀리면 공제를 아무리 정확히 해도 결과가 틀립니다.

비과세 항목이 맞게 분류됐는지 확인합니다.
식대, 자녀 보육 관련 수당, 출산 지원금 등 비과세 기준에 맞게 들어갔는지 연말 전에 점검하는 게 좋습니다.
1년 동안 잘못 분류된 항목이 있다면 12월 급여에서 바로잡는 편이 깔끔합니다.

연말 상여의 귀속 시기를 확인합니다.
12월에 지급하는 상여가 올해 소득인지 내년 소득인지에 따라 정산 결과가 달라집니다.

올해 바뀐 급여 기준이 반영됐는지 확인합니다.
앞서 다룬 통상임금 기준 변경이나 수당 계산 방식이 바뀐 회사라면, 그 결과가 1년치 데이터에 일관되게 반영됐는지 볼 필요가 있습니다.

⑤ 시스템 반영 일정을 미리 잡으세요

연말정산 세법은 대개 12월에 국회에서 확정되고, 그 내용이 1월 정산에 반영됩니다.
그래서 급여 시스템도 이 짧은 기간 안에 바뀐 세법을 적용해야 합니다.

시스템을 직접 고쳐서 쓰는 회사라면 12월에 개발 일정을 잡아둬야 하고, 솔루션을 쓰는 회사라면 세법 패치가 언제 제공되는지 미리 확인해두는 게 좋습니다.

BSG의 HR 플랫폼 PeopleLogic은 이 부분을 염두에 두고 설계됐습니다.
매년 변경된 연말정산 세법을 반영한 패치를 제공하고, 직원이 국세청 소득공제 자료(PDF)를 직접 업로드해 등록할 수 있습니다.
1년치 급여 실적에서 근로소득을 자동으로 집계해 정산을 계산하고, 원천징수영수증과 공제신고서 같은 법정 서식 출력, 전산매체 파일 생성까지 시스템 안에서 처리합니다.
홈택스와 연계한 신고도 지원하고요.

매년 1월 인사팀이 엑셀과 씨름하던 시간을, 검토와 직원 응대에 쓸 수 있게 되는 것이죠.

마무리

연말정산은 1월에 하는 일이 아니라, 11월에 준비하고 1월에 확인하는 일입니다.

명단 등록 기한 하나를 놓치면 수백 명의 직원이 자료를 각자 제출해야 하고, 중도 입사자 서류를 미리 받지 않으면 정산이 밀립니다.
반대로 지금 몇 가지만 챙겨두면 1월이 훨씬 조용해집니다.

올해 바뀐 공제 내용은 국세청 최종 안내가 나오면 다시 정리해드리겠습니다.

(이 글은 작년 국세청 연말정산 일정과 일반적인 실무 절차를 바탕으로 정리한 것입니다. 올해 정확한 일정과 세부 기준은 국세청 공지를 확인하시기 바랍니다.)

 출처 : 국세청 연말정산 간소화자료 일괄제공 서비스 안내(2025년 귀속 기준), BSG Partners HR 구축 
기획 : 도예원