안녕하세요, 비즈니스 혁신 파트너 BSG입니다.
지난 PeopleLogic 시리즈에서 좋은 HR 시스템이 갖춰야 할 모습을 다섯 편에 걸쳐 살펴봤습니다.
그런데 현장에서 일하다 보면, '좋은 시스템을 고르는 것'만큼이나 '교체를 무사히 끝내는 것'이 어렵다는 걸 자주 봅니다.
새 HR 시스템을 도입하다 중간에 좌초하거나, 오픈은 했지만 결국 예전 방식으로 돌아가는 경우가 적지 않습니다.
오늘은 BSG가 여러 프로젝트에서 마주친, HR 시스템 교체가 실패하는 전형적인 패턴 다섯 가지를 짚어보겠습니다.
가장 흔하고, 가장 위험한 출발점입니다.
기존 시스템의 화면과 기능을 그대로 복제해달라는 요구죠.
얼핏 안전해 보이지만, 이건 '낡은 업무 방식을 새 시스템에 그대로 이식하는' 일입니다.
수십 년간 쌓인 예외 처리와 수작업까지 고스란히 옮겨오면, 새 시스템은 오픈하자마자 구식이 됩니다.
교체의 목적은 복제가 아니라 개선입니다.
"왜 이 업무를 이렇게 하고 있었나"를 먼저 묻지 않으면, 비싼 돈을 들여 옛날 시스템을 다시 만드는 셈이 됩니다.
HR 시스템은 인사팀만 쓰는 게 아닙니다.
근태는 모든 직원이, 결재는 모든 관리자가, 대시보드는 경영진이 씁니다.
그런데 도입 프로젝트는 인사팀과 IT팀, 그리고 구축 업체끼리만 진행되는 경우가 많습니다.
정작 매일 시스템을 쓸 현업의 목소리가 빠지면, 오픈 후에 "이거 우리 일하는 방식이랑 안 맞는데요"라는 말이 쏟아집니다.
현업이 빠진 요구사항은 책상 위의 요구사항입니다.
현장에서 검증되지 않은 설계는 반드시 오픈 후에 청구서를 내밉니다.
새 시스템에는 결국 기존 데이터가 들어가야 합니다.
인사 기본정보, 발령 이력, 급여 이력, 연차 잔여… 양도 많고 형태도 제각각입니다.
문제는 이 데이터 정비를 프로젝트 막바지로 미루는 것입니다.
오픈을 앞두고서야 "이 직원 입사일이 두 군데가 다르네", "연차 계산 기준이 부서마다 다르네" 같은 문제가 터집니다.
데이터 정비는 시작하자마자 손대야 하는 일입니다.
깨끗하지 않은 데이터를 옮기면, 새 시스템은 첫날부터 틀린 숫자를 보여줍니다.
특히 글로벌 솔루션을 도입할 때 자주 겪는 일입니다.
"글로벌 표준이니 당연히 다 되겠지"라고 생각했다가, 4대보험, 퇴직연금, 연말정산, 주 52시간, 복잡한 교대근무 같은 한국 특유의 요건에서 막힙니다.
이런 디테일은 '나중에 커스터마이징하면 되는' 작은 항목이 아니라, 급여 한 줄이 틀리면 직원 신뢰가 무너지는 핵심입니다.
표준 기능으로 우리 회사의 노무·세무가 정말 처리되는지, 계약 전에 반드시 검증해야 합니다.
마지막 패턴입니다. 시스템을 오픈하면 프로젝트가 끝났다고 여기는 것이죠.
하지만 직원이 새 화면에 적응하고, 관리자가 새 결재 흐름에 익숙해지고, 인사팀이 새 도구로 안정적인 마감을 돌리기까지는 시간이 걸립니다.
이 적응 기간에 충분한 교육과 지원이 없으면, 사람들은 익숙한 엑셀로 슬그머니 돌아갑니다.
그러면 비싼 새 시스템은 '입력만 하는 창고'로 전락합니다.
오픈은 끝이 아니라 시작입니다.
안착까지가 프로젝트입니다.
다섯 가지 패턴을 관통하는 공통점이 있습니다.
실패는 대개 '제품이 나빠서'가 아니라 '도입 과정을 가볍게 봐서' 생긴다는 점입니다.
좋은 HR 시스템을 고르는 것은 절반입니다.
나머지 절반은 업무를 다시 들여다보고, 현업을 끌어들이고, 데이터를 정비하고, 우리 환경에 맞는지 검증하고, 안착까지 챙기는 '여정'에 있습니다.
BSG가 HR 플랫폼을 직접 만들면서도 구축 방법론과 안착 지원을 함께 강조하는 이유가 여기에 있습니다.
시스템은 도구일 뿐, 그 도구가 현장에 뿌리내리게 하는 건 결국 사람과 과정이니까요.
HR 시스템 교체를 고민하고 계시다면, 이 다섯 가지 패턴을 점검표 삼아 한번 짚어보시길 권합니다.
출처 : BSG Partners HR 구축 프로젝트 경험 기반
기획 : 도예원