안녕하세요, 비즈니스 혁신 파트너 BSG입니다.

지난 글에서 SAP PP 모듈로 생산계획의 흐름을 살펴봤습니다.
그런데 생산계획을 아무리 잘 세워도, 필요한 자재가 제때 들어오지 않으면 공장은 멈춥니다.

그 "자재를 사고, 받고, 보관하고, 내보내는" 일을 담당하는 것이 SAP MM(Materials Management) 모듈입니다.

오늘은 MM 모듈이 무엇을 하는지, 실제 업무 흐름은 어떻게 돌아가는지, 그리고 S/4HANA로 오면서 무엇이 달라졌는지 정리해보겠습니다.

MM 모듈은 무엇을 하나

MM은 크게 두 가지 일을 합니다.

구매(Procurement) — 필요한 자재나 서비스를 외부에서 사오는 과정입니다. 무엇을, 누구에게서, 얼마에, 언제까지 살지를 관리합니다.
재고관리(Inventory Management) — 들어온 자재를 어디에 얼마나 보관하고 있는지, 언제 어디로 나갔는지를 관리합니다.

여기에 이 두 가지를 떠받치는 기준 정보, 즉 자재와 공급업체 정보가 더해집니다.

MM은 혼자 돌지 않습니다.
PP가 계산한 자재 소요가 MM의 구매로 이어지고, MM의 입고와 송장은 FI 전표로 자동 연결되며, 재고는 SD의 출하 가능 수량과도 맞물립니다.
ERP에서 물건과 돈이 처음 만나는 지점이 MM이라고 보시면 됩니다.

먼저, 기준 정보부터

MM의 모든 업무는 두 가지 기준 정보 위에서 돌아갑니다.

자재 마스터 — 회사가 다루는 모든 자재의 정보입니다. 이름과 단위, 분류는 물론 구매 관련 정보, 보관 정보, 재고를 어떤 가격으로 평가할지 같은 회계 정보까지 담깁니다.
하나의 자재 마스터를 구매·생산·영업·회계가 각자의 관점으로 함께 씁니다.
공급업체 정보 — 누구에게서 사는지에 대한 정보입니다. 거래 조건, 결제 조건, 은행 정보 등이 들어갑니다.

여기에 실무에서 자주 쓰는 정보가 두 가지 더 있습니다.
특정 공급업체가 특정 자재를 얼마에 공급하는지 기록한 구매정보레코드, 그리고 어떤 자재를 어느 공급업체에서 사도 되는지 정해둔 소스 리스트입니다.
이게 잘 정리돼 있으면 구매오더를 만들 때 가격과 공급업체가 자동으로 들어옵니다.

지난 글에서 다룬 마스터 데이터 이야기가 MM에서 가장 직접적으로 드러납니다.
같은 공급업체가 세 개로 등록돼 있으면, 그 업체와 얼마나 거래했는지조차 정확히 알 수 없으니까요.

구매의 흐름 — 요청부터 지급까지

SAP에서 구매는 대략 이런 순서로 흘러갑니다.
이 흐름을 흔히 Procure-to-Pay(P2P)라고 부릅니다.

① 구매요청(Purchase Requisition)
"이 자재가 필요합니다"라는 내부 요청입니다.
현업 부서가 직접 만들기도 하고, PP 모듈의 자재소요계획이 자동으로 만들기도 합니다.
생산계획상 부족한 자재가 계산되면 구매요청이 자동 생성되는 것이죠.

② 구매오더(Purchase Order)
구매 담당자가 요청을 검토해 공급업체에 공식으로 발주하는 문서입니다.
수량, 가격, 납기, 납품 장소가 확정됩니다.
금액이나 조건에 따라 승인 절차를 거치도록 설정할 수 있습니다.

③ 입고(Goods Receipt)
공급업체가 물건을 보내면 창고에서 입고 처리를 합니다.
이 순간 재고가 늘어나고, 동시에 회계 전표가 자동으로 생성됩니다.
재고 자산이 늘고, 아직 송장이 오지 않은 미지급 상태가 기록되죠.

④ 송장검증(Invoice Verification)
공급업체가 보낸 청구서를 확인하는 단계입니다.
여기서 핵심이 3-Way Match입니다.
구매오더의 수량·가격, 실제 입고된 수량, 청구서의 수량·금액, 이 세 가지가 서로 맞는지 대조합니다.
맞지 않으면 지급이 보류됩니다.

⑤ 지급
송장검증을 통과한 건은 FI 모듈로 넘어가 공급업체에 대금이 지급됩니다.

이 다섯 단계가 끊기지 않고 연결된다는 것이 SAP를 쓰는 가장 큰 이유 중 하나입니다.
발주한 적 없는 청구서가 들어오거나, 받지 않은 물건에 돈이 나가는 일을 시스템이 구조적으로 막아주니까요.

재고관리 — 물건이 움직일 때마다 기록됩니다

MM의 또 다른 축은 재고관리입니다.

SAP에서는 재고가 움직일 때마다 그 움직임의 종류를 이동유형이라는 코드로 구분합니다.
예를 들면 이런 것들입니다.

중요한 건 이 이동유형마다 회계 처리가 자동으로 정해져 있다는 점입니다.
생산에 자재를 투입하면 생산 원가로, 부서가 소모품을 쓰면 해당 부서 비용으로 자동 반영됩니다.
창고 담당자는 물건을 옮겼을 뿐인데, 재무팀 장부에는 이미 기록이 남는 구조죠.

재고를 어떤 가격으로 평가할지도 자재마다 정합니다.
들어올 때마다 평균 단가가 바뀌는 이동평균가, 미리 정한 표준 단가로 평가하는 표준원가 방식이 대표적입니다.
제조업에서 원가 관리를 정교하게 하는 회사일수록 표준원가를 많이 씁니다.

현장에서 자주 쓰는 화면들

MM을 쓰는 분들이 매일 입에 달고 사는 트랜잭션 코드도 몇 가지 소개합니다.
예전 글에서 다룬 "VA01에서 치세요"의 MM 버전이라고 보시면 됩니다.

S/4HANA에서는 이 업무들을 Fiori 앱으로도 처리할 수 있어, 구매 담당자는 자기 업무에 필요한 앱만 모아둔 화면에서 일할 수 있습니다.

S/4HANA로 오면서 달라진 것

ECC를 쓰다가 S/4HANA로 전환하는 회사라면 MM에서 특히 눈에 띄는 변화가 있습니다.

공급업체 정보가 '비즈니스 파트너'로 통합됐습니다.
예전에는 공급업체와 고객을 따로 관리했지만, S/4HANA에서는 비즈니스 파트너라는 하나의 체계로 관리합니다.
한 회사가 우리의 공급업체이면서 동시에 고객인 경우도 하나로 관리할 수 있게 됐죠.
전환 프로젝트에서 이 데이터를 정리하는 작업이 상당한 비중을 차지합니다.

재고 데이터 구조가 단순해졌습니다.
예전에는 재고 정보가 여러 테이블에 나뉘어 저장되고 집계 테이블을 따로 관리했는데, S/4HANA에서는 재고 문서를 하나의 구조로 통합해 실시간으로 계산합니다.
재고 조회와 분석이 훨씬 빨라졌습니다.

자재 번호가 길어졌습니다.
최대 40자리까지 쓸 수 있게 확장돼, 기존 사내 코드 체계를 그대로 살리기가 쉬워졌습니다.

그리고 이제, AI가 들어옵니다

구매는 AI가 가장 먼저 들어오는 영역 중 하나입니다.
규칙이 명확하고 반복 업무가 많기 때문입니다.

SAP Joule 같은 AI 비서를 쓰면, 일상적인 구매오더를 말 한 문장으로 만들거나, 납기가 지연된 건을 바로 찾아볼 수 있습니다.
공급 차질이 생겼을 때 대체 공급업체를 찾아 조건별로 비교하는 일도 AI가 돕는 방향으로 가고 있고요.

다만 여기서도 같은 원칙이 적용됩니다.
AI는 데이터를 그대로 믿습니다.
구매정보레코드의 가격이 오래됐거나 공급업체가 중복 등록돼 있으면, AI가 만든 발주도 그만큼 틀립니다.
AI 이전에 기준 정보부터 라는 이야기가 구매에서 가장 실감 나게 적용됩니다.

마무리

MM 모듈을 한 문장으로 요약하면 이렇습니다.
"필요한 자재를 제때, 맞는 가격에 사고, 그 흐름을 재고와 회계까지 끊김 없이 기록하는 것."

생산계획(PP)이 "무엇이 필요한가"를 계산한다면, MM은 "그걸 어떻게 확보하고 관리할 것인가"를 책임집니다.
그리고 그 결과는 곧바로 재무(FI)의 숫자가 됩니다.

BSG는 26년간 제조·유통·서비스 등 다양한 산업에서 SAP 구축과 운영을 수행해왔습니다.
구매·재고 프로세스 개선이나 S/4HANA 전환을 고민하고 계신다면, 편하게 문의해 주세요.

출처 : SAP S/4HANA 표준 구매·재고관리 프로세스, BSG Partners SAP 구축 경험 기반 
기획 : 도예원